четверг, 4 мая 2017 г.

Школьные бумажные архивы журналов уходят в прошлое

Фото с сайта: simferopol.info
Близится окончание учебного года, а это значит, что многие школы, не только московские, начнут готовиться к архивации электронных журналов учета успеваемости. И может быть даже распечатывать все журналы на бумажном носителе, сшивать и подписывать каждый листок. Сегодня говорим о том как уменьшить объем ненужной работы.

Если у школы существует положение о порядке архивации и печати электронного журнала, то можно обойтись и без излишней печати информации из электронного журнала. Многие завучи ссылаются на то, что распечатанные журналы понадобятся при проведении проверок или аккредитации. Хотя единственный документ который должен храниться достаточно долгий срок (в течении 25 лет) и который может действительно потребоваться, к примеру при восстановлении личного дела учащегося, это итоговая ведомость. А копии журнала неплохо полежат 10 лет и на электронном носителе в архиве с паролем. При таком условии хранения можно легко и быстро вывести на печать любую информацию в течении всего срока хранения, если это понадобится.
Положение составлено на основе нормативно-правовых актов:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



«Утверждаю»
Директор ГБОУ СОШ № ____
__________________________
«        »                          2017 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке архивации и печати электронного журнала в 2016/2017 учебном году.
  1. Общие сведения:
Архивация и печать электронного журнала осуществляется с учетом пунктов, изложенных в приказе Департамента образования г. Москвы № 810 от 27.11.2013, федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004.
  1. Порядок подготовки к архивированию электронного журнала:
    1. Осуществляется анализ соответствия количества классов, предметов, записей в журналах предметов классов учебному плану и поурочному планированию учителей, отсутствия дублей отметок или технических неточностей в выставлении отметок, корректировка обнаруженных неточностей осуществляется по запросу учителя.
    2. Генерируются электронные копии журналов классов готовых к выводу на печать на бумажный носитель в формате xls.
    3. Генерируется итоговая ведомость классов в формате pdf.
  2. Архивирование и хранение электронных копий журналов класса:
    1. Электронные копии журналов классов блокируются для редактирования, и помещаются в единый архив с доступом по паролю с названием «Итоги 2014-2015 учебного года».
    2. Электронный архив записывается на 2 (два) флэш-носителя: один хранится в сейфе в кабинете директора, второй в сейфе руководителя службы информатизации образовательного процесса.
    3. Формируется опись электронных документов временного хранения (Приложение № 1) и помещается в сейф вместе с флэш-носителями.
    4. Электронная копия журнала хранится в течении 5 лет.
  3. Архивирование и хранение итоговых ведомостей классов:
    1. Электронные копии итоговых ведомостей распечатываются, подписываются директором и утверждаются школьной печатью в двух экземплярах в формате А4 и А3. Помещаются в единый архив с доступом по паролю с названием «Итоговые ведомости 2016-2017 учебного года».
    2. Электронный архив записывается на 2 (два) флэш-носителя, вместе с журналами п. 3.2: один хранится в сейфе в кабинете директора, второй в сейфе руководителя службы информатизации образовательного процесса (администратора электронного журнала.
    3. Формируется опись дел временного хранения свыше 10 лет (Приложение № 2) и помещается в сейф вместе с флэш-носителями (для копий классных журналов с текущими отметками и тематическим поурочным планированием).
    4. Электронная и бумажная копия итоговых ведомостей хранится в течении 25 лет.
  4. Все пункты должны быть выполнены в срок до 15 июня 2017 г.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Приложение № 1
«Согласовано»
Администратор ЭЖД
ГБОУ СОШ № ______
____________________
«        »                          2017 г.
«Утверждаю»
Директор
ГБОУ СОШ № ____
__________________________
«        »                          2017 г.
Форма описи электронных документов временного хранения
Заголовок ед. учета
Дата
создания
Объем
(Мбайт)
Кол-во листов файла
Формат
данных
1
2
3
4
5
















Общий объем архива: __________ МБ
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Приложение № 2
«Согласовано»
Администратор ЭЖД
ГБОУ СОШ № ______
____________________
«        »                          2017 г.
«Утверждаю»
Директор
ГБОУ СОШ № ____
__________________________
«        »                          2017 г.

Опись дел временного хранения

п/п
Заголовок дела
Срок
хранения
Кол-во листов
Примечания
1
2
3
4
5
















Общий объем архива: __________ страниц
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Открыть/скачать положение с приложениями

Комментариев нет:

Отправить комментарий